digitalisasi dokumen, digitalisasi arsip, jasa digitalisasi dokumen, jasa digitalisasi arsip, jasa alih media arsip, jasa alihmedia dokumen, jasa alih media arsip, jasa alih media dokuemn, jasa scan

Information

Login

Berita

19 Februari 2020

Prosedur penyimpanan arsip 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. 4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem sebagai berikut: a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) c. Sistem Nomor (Numeric Filing System) d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System) f. Sistem Informasi Geografis g. Manajamen Aset h. Sistem Informasi Perijinan Terpadu i. Sistem Informasi Sekolah j. Sistem Informasi Pemerintahan k. Sistem Informasi Perusahaan l. Sistem Pro Simply m. Sistem Pro lite n. Sistem Pro client Server o. Sistem Identifikasi Arsip p. Sistem Koreksi ujian q. Sistem modern Office Administrasition r. Sistem Tata Naskah Dinas elektronik s. Sistem open Management system t. Sistem pengolahan Formulir u. Sistem jasa pro web v. Sistem jasa indexing w. Sistem Omni Recognition (OMR/OCR/ICR/BARCODE/QR CODE, DLL) ... detail

PENYIMPANAN ARSIP

17 Februari 2020

Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Jumlah arsip pun akan terus bertambah seiring waktu. Arsip memang merupakan sumber data penting sehingga perlu diperhatikan penyimpanannya. Inilah mengapa perlu adanya manajemen arsip. Manajemen arsip berguna untuk mengatur agar arsip dengan jumlah besar tersebut bisa disimpan dan diakses dengan mudah. Jadi apabila Anda tidak bisa menyimpan arsip dengan baik, data-data penting organisasi akan sulit ditemukan bahkan bisa rusak begitu saja. Lalu, bagaimana sebenarnya prosedur dan tata cara menyimpan arsip? Tata cara menyimpan arsip 1. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). 2. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 3. Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 4. ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEEDING ) ADF adalah scanner jenis baru yang dikembangkan dan di desain khusus untuk memberikan kemudahan men-scan dokumen dalam jumlah bnyak. Scanner jenis ADF mempunyai tray dimana anda bisa anda bisa menaruh dokumen-dokumen anda dalam satu tumpuk untuk langsung di scan 5. FLATBED Flatbed karena scanner ini memiliki bentuk datar dan rata. Scanner flatbed merupakan jenis scanner yang paling umum digunakan dan bnyak ditemui dala dunia perkantoran maupun pribadi. Scanner Flatbed cocok digunakan untuk pemerintah,perkantoran,perbankan, manufakturing, kedokteran, desain, kontraktor, pemetaan, dan arsitek 6. BOOK SCANNER Scanner buku komersial tidak seperti scanner biasa ; scanner buku ini biasanya merupakan kamera digital berkualitas tinggi dengan sumber cahaya di kedua sisi kamera yg dipasang pada semacam bingkai untuk menyediakan akses mudah bagi seseorang atau mesin mesin membalik halaman buku. Beberapa model melibatkan pembuaian buku berbentuk V, yang memberikan dukungan untuk buku duri dan juga posisi buku pusat secara otomatis. Keuntungan dari jenis pemindai ini adalah sangat cepat, dibandingkan dengan produktivitas pemindai overhead ... detail

Tips Melakukan Manajemen yang Efektif

12 Februari 2020

Manajemen file adalah salah satu langkah penting bagi organisasi atau perusahaan untuk mengoptimalkan efektivitas kerja. Secara umum, manajemen file dapat diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perhitungan, klasifikasi, dan sejenisnya agar file mudah ditemukan. Pengertian lain menyebutkan manajemen file merupakan metode mendasar untuk memberi nama file, menyimpan file, hingga mengatur file. Dan pada dasarnya hal tersebut bisa dilakukan untuk file berbentuk fisik maupun digital. Mari simak 7 cara berikut : 1. Mengklasifikasi, penamaan, dan penyimpanan file Manajemen file bisa dimulai dengan pemberian format nama penyimpanan pada file. Anda harus memastikan tiap pihak terkat mengerti di mana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis file satu dan lainnya. 2. Pertimbangkan konversi file sekaligus Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam satu lokasi saja, maka dari itu penting untuk mempertimbangkan konversi file sekaligus. Anda bisa menggunakan berbagai produk yang tersedia. 3. Beralih ke converter premium Berbeda dengan kebutuhan personal, organisasi memiliki kebutuhan yang lebih kompleks sehingga memerlukan fitur-fitur premium. Converter gratis tidak hanya kurang aman bagi data organisasi/perusahaan, tapi juga memiliki opsi menu yang cukup terbatas. 4. Menguasai Windows Explorer Umumnya perusahaan menggunakan Windows, namun tidak dilengkapi dengan edukasi untuk menggunakan dan memaksimalkannya. Aga manajemen file jadi maksimal, bekali pengetahuan yang satu ini. 5. Simpan data di satu lokasi Salah satu tujuan manajemen file adalah untuk mengklasifikasikan dan menempatkan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. 6. Menggunakan shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file. 7. Manfaatkan shared document Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapa pun untuk mengunggah dan mengakses file kapan saja. ... detail

jasa pemilahan

10 Februari 2020

Membantu anda dalam mengelolah arsip kertas, dimulai dari pemilahan antara dokumen arsip dan non arsip, pengelompokan hingga penataannya didalam rak/ lemari arsip. Dengan tenaga kerja yang memahami sistem kearsipan diharapkan dapat menyelesaikan masalah kearsipan anda • Melakukan pemilahan dan penataan arsip • Pemberkasan/pengelompokan arsip • Pendeskripsian & Indexing • Pembuatan skema pengelompokan arsip • Memasukkan arsip ke dalam box/ rak • Membuat Daftar Pertelaan Arsip Jasa Alihmedia (scanning) Dokumen/ Arsip Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan alihmedia/memindai (scanning) dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan. • Kartu Nama/ Business Card • Arsip Dokumen (A5 s/d A3) • Drawing dan Dokumen Teknik (A2 s/d A0+) Jasa identifikasi dan pembuatan daftar arsip (Entry) Memiliki arsip yang sudah tertata namun belum mengetahui apa saja arsip yg tersimpan, berapa banyak volumenya dan masih susah mencarinya. Pekerjaan identifikasi membantu meng inventarisir setiap jenis arsip anda. Sehingga anda akan memiliki daftar/ list setiap arsip yang ada. Anda akan mendapatkan daftar dari setiap berkas dan list berdasarkan jenis/ tahun/ kategori/ Uraian. Sehingga memudahkan mengelolah dan mencari kembali anda. Jasa Fumigasi Untuk melindungi dokumen/ arsip dari hama yang dapat merusak, gudang arsip perlu di fumigasi.Fumigasi perawatan sebaiknya dilaksanakan secara berkala. Jadwal fumigasi dibuat berdasarkan siklus perkembangbiakan hama. Waktu yang diperlukan untuk fumigasi terdiri dari persiapan, pelepasan dan pemaparan fumigant serta pembukaan lembaran plastik penutup. Lamanya persiapan dan pembukaan lembaran plastik penutup tergantung luas gudang Jasa Pemusnahan Dokumen Dokumen yang telah memasuki masa retensi dan dokumen yang sudah tidak bergana dan dapat dihapuskan, harus dimusnahkan dengan prosedur dan tata cara tertentu yang mempertimbangkan perundangan dan keamanan. Kami membantu memusnahkan dokumen/ arsip anda dengan tetap memperhatikan kaidah kearsipan. ... detail

SOLUSI MANAJEMEN KEARSIPAN

7 Februari 2020

Jasa Pengelolaan Arsip Sering terjadi pada proses pemindahan arsip pada ruang/ depo arsip baru menimbulkan masalah tersendiri : 1. Tidak tersedianya SDM yang melaksanakan proses pemindahan yang membuat instansi meminta sembarang orang untuk memindahkan tanpa prosedur yang benar. Sehingga resiko kehilangan pada proses pemindahan besar 2. Tidak tertatanya dengan baik yang menyebabkan setelah dipindahkan ke tempat baru menjdai semakin sulit dicari. Oleh sebab itu kami memberikan solusi atas permasalahan tersebut : 1.JASA PEMINDAHAN DOKUMEN/ ARSIP 1. Memilah dokumen/ arsip yang akan di pindah dan yang tidak 2. Melakukan inventarisasi dokumen/ arsip dan memasukkannya ke dalam box/ kardus 3. Membuat berita acara pemindahan 4. Memindahkan ke tempat (lemari/ rak), ruang atau gudang arsip baru 2.JASA PEMILAHAN, PENGELOMPOKAN DAN PENATAAN 1. Melakukan pemilahan dokumen (tak beraturan) yang masih harus disimpan (arsip) dan yang bukan arsip (blanko/ map kosong, barang-barang, dll - termasuk arsip yang sudah masuk masa retensi) 2. Melakukan pemilahan dokumen sesuai dengan kelompok/ jenis/ kategori (klasifikasinya) 3. Memasukkan dokumen/ arsip ke dalam box/ odner (folder), memberi label dan menatanya pada rak/ lemari 3.JASA PERAWATAN DEPO ARSIP 1. Melakukan pembersihan dan perapian ruang/ gudang arsip (termasuk rak, lemari, box/ map, peralatan, lantai dan ruang arsip) 2. Pemberian pengharum ruang, penyerap kelembaban dan kamperisasi 4.JASA PEMUSNAHAN DOKUMEN (agar tidak memenuhi depo arsip baru dengan dokumen yg seharusnya sudah bisa dimusnahkan) 1. Melakukan proses pemusnahan dokumen/ arsip (yg tidak bernilai guna atau sudah masuk masa retensi) dengan metode pencacahan (schredding) 2. Proses penghancuran dilakukan ditempat client atau ditempat kami 3. Hasil penghancuran akan didaur ulang 5.JASA ALIHMEDIA/ SCANNING DOKUMEN Hanya dengan memakai peralatan dan sumberdaya terbaik, kami melakukan pekerjaan memindai dokumen dari berbagai ukuran dan bentuk untuk anda ! Dalam berbagai format file yang anda inginkan, dapat anda pakai untuk berbagai keperluan seperti : Back up data, Document Management system/ Electronic Filing System atau yang lainnya. Biaya yang terjangkau, kualitas image yang prima dan membiarkan orang-orang yang berkompeten di bidangnya membuat anda dapat konsentrasi pada core business perusahaan. ... detail

Naskah Dinas Elektronik

6 Februari 2020

Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah. Tata Naskah Dinas Elektronis –selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e-goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Dalam bidang pemerintahan, pengembangan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik mengacu pada Peraturan Menpan Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah. Maksud dan Tujuan Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas yang bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi. Sasaran Pencapaian Sasaran yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sebagai berikut: 1. Tercapainya kesadaran dan pemahaman penyelenggaraan tata naskah dinas; 2. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian; 3. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 4. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. ... detail

» index berita

Testimonial

» lihat testimonial
» isi testimonial

Nama

Perusahaan

Alamat

Telepon

Kota

Negara

Pesan

Your browser does not support JavaScript! Please change your browser.

reCAPTCHA

Shopping Cart

Kontak Kami